Juni 2009 Archiv

„Öffentliche Verwaltungen können ihre massiven Bemühungen um mehr Dienstleistungsorientierung und Effizienz durch die Einführung neuer, IP-basierter Kommunikationslösungen wie Voice over IP (VoIP) und Unified Communications (UC) vorantreiben.“ Dies ist die Kernaussage des aktuellen Reports „Unified Communications in der öffentlichen Verwaltung“, den Berlecon Research mit Unterstützung von Alcatel-Lucent, C4B Com For Business und Swyx Solutions veröffentlicht hat.

Die Vorteile von VoIP auf einem Blick:

Kosteneinsparungen durch
- Zentralisierung von TK-Systeme geografisch verteilter Verwaltungen. Komplexe Systemkomponenten wie Nebenstellenanlagen müssen nicht mehr für jeden Standort beschafft und von lokalem Fachpersonal betrieben werden. Verwaltungsinterne Anrufe werden nicht mehr über ein öffentliches Telefonnetz geleitet, sondern über ein IP-basiertes WAN oder über das Internet.
- Verringerung des Administrationsaufwands.
der administrative Aufwand für „Moves/Adds/Changes“ einzelner Mitarbeiter und ihrer Arbeitsplätze vergleichsweise gering. Auch neue Standorte können relativ einfach in das Kommunikationsnetz eingebunden werden.

Umsetzung einheitlicher Rufnummernkonzepte durch die interne Vernetzung mehrerer Standorte über ein WAN. So können Funktionen wie intelligente Rufumleitung, Kurzwahl, Team- oder Konferenzschaltungen über die einzelnen Standorte hinweg realisiert werden.

Bessere Erreichbarkeit und höhere Effizienz durch intelligentes Call Routing, CTI-Funktionen, Präsenzsysteme oder Real-Time-Kommunikationskanäle. Lange Warteschleifen und schwer erreichbare Ansprechpartner gehören damit der Vergangenheit an.

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Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen hat bereits eine Unified-Communications-Lösung im Einsatz oder plant deren Einführung. Bei einem weiteren Viertel wird Unified Communications intensiv diskutiert. Lediglich für jedes fünfte Unternehmen ist UC kein Thema. Zu diesen Ergebnissen kommt ein aktueller Berlecon-Report zum Thema «Perspektive Unified Communications – Wie weit sind deutsche Unternehmen?».
Initiiert wurde die Studie von Damovo, Aastra und Cisco.

Berlecon ist in dieser aktuellen Studie einer ganzen Reihe von Fragen nachgegangen z.B. zur Organisationsstruktur von IT und TK in den Unternehmen, zum derzeitigen Status quo von UC-Projekten, zu den wesentlichen Treibern und Entscheidern für die technische und finanzielle Umsetzung von UC-Projekten, zu den Chancen und Herausforderungen und zur Relevanz der Auslagerung (Managed Services oder SaaS). Die Antworten können alle in der Studie nachgelesen werden.

Besonders interessant ist aber beispielsweise die Entwicklung der Organisationsstruktur von IT und TK in den Unternehmen. Immerhin 84% der Unternehmen haben eine integrierte ITK-Abteilung oder planen dies innerhalb der nächsten zwei Jahre. Diese ITK-Abteilungen sind auch in 82% der Fälle die Treiber bei der UC-Einführung. Die Entscheidungen über die finanzielle, technische und organisatorische Umsetzung werden allerdings weiterhin überwiegend vom Management und der Geschäftsführung (87%) getroffen.

Die Erwartungen der Unternehmen an UC haben sich offensichtlich kaum verändert. Die große Mehrheit der Unternehmen erwarten sich von UC immer noch eine bessere Kommunikation mit Kunden (73%) sowie eine effizientere Vernetzung der Mitarbeiter (68%). Ein zentraler Grund für die UC-Einführung ist die Optimierung von Geschäftsprozessen (67%), um die Reaktionsgeschwindigkeit zu verbessern. Immerhin die Hälfte der Unternehmen führt UC aber auch ein, um Kosten zu sparen – vor allem durch die Konsolidierung der ITK-Infrastruktur und die Beschleunigung der Geschäftsprozesse.

Für die repräsentative Studie befragte das Berliner Analysten- und Beratungshaus 104 ITK-Verantwortliche und CIO in Unternehmen ab 200 Mitarbeitern.

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Das TK Magazin funkschau erklärt auf seinen Webseiten, warum Kleine und mittlere Unternehmen von Unified Communications profitieren können. Grundlage ist eine Studie von SIS International Research im Auftrag von Siemens Enterprise Communications. Diese hatte ergeben, dass Firmen mit 100 Mitarbeitern durch ineffiziente Kommunikation unter Umständen 390.000 Euro im Jahr verlieren können. Rund 70 Prozent der befragten Wissensarbeiter gaben an, dass sie im Schnitt 17,5 Stunden pro Woche für die Lösung von Problemen aufwenden, die durch Kommunikationshindernisse und -verzögerungen verursacht werden. Diese Situation würde beispielsweise durch die Zusammenführung verschiedener Kommunikationskanäle (Unified Communications UC) stark verbessert.

In der gleichen Studie ermittelte die von Siemens gesponserte Studie fünf Problembereiche, die in der Kommunikation bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) auftreten.
1. Mangelnde Koordination der Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern
Die Folge: Ziele werden nicht schnell genug erreicht und Termine können nur unter Schwierigkeiten eingehalten werden.
2. Warten auf Informationen verzögert die Arbeit.
3. Unerwünschte Kommunikation führt zu Unterbrechungen, die ablenken und den Arbeitsablauf stören.
4. Kundenbeschwerden wegen schlechter Erreichbarkeit.
5. Barrieren bei der Zusammenarbeit mit Kollegen.

Diese Probleme lassen sich alle durch eine intelligente Zusammenführung der Kommunikationskanäle beheben, sagt die funkschau. Etwa das One-Number-Konzept, Präsenzanzeige oder die Zusammenarbeit mit Microsoft Office betrachten kleine und mittlere Unternehmen als wichtig.

Die Studie ist als Whitepaper kostenlose bei Siemens Enterprise Communications beziehbar.

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