„Eine Umstellung auf eine VoIP Telefonanlage spart Kosten – und setzt zusätzlich erhebliche Ressourcen durch optimierte Abläufe frei“. Dieses Fazit zieht eine Projektgruppe des Berufskollegs Kaufmannsschule in Krefeld. Die Damen und Herren gingen dabei folgenden Fragenstellungen nach:
- Lohnt sich die Umstellung auf eine VoIP Telefonanlage für mittelständische Unternehmen?
- Wie groß ist das Sparpotenzial bei den Telefongebühren nach Abzug der Umstellungskosten?
- Welche weiteren Effekte lassen sich aus betriebswirtschaftlicher Sicht realisieren?
Sie wertete die Daten eines Unternehmens mit 77 Mitarbeitern aus Nordrhein-Westfalen aus, das bisher mit einer normalen analogen Telefonanlage arbeitete und interne Gespräche zwischen der Zentrale und den sieben Vertriebsbüros gebührenpflichtig über das normale Telefonnetz führte. Dann verglichen sie die tatsächlich entstandenen Kosten mit den Kosten einer Telefonlage, die alle Gespräche über eine Internetverbindung (Voice over IP) führt.
Hier war besonders vorteilhaft, dass interne Gespräche künftig über das ohnehin vorhandene Computernetz geführt werden und damit kostenlos sind. Eine Einsparung von 100 Prozent. Das gilt auch für die Gespräche mit den Außendienststellen. Für alle anderen Nah- und Ferngespräche spart das untersuchte Unternehmen (im Vergleich zu den Kosten von 2008) 71 Prozent und bei Auslandsgesprächen immerhin 40 Prozent. Grund für die hohen Einsparungen: Mit Voice over IP war es möglich, zu einem besonders günstigen Internet-Provider zu wechseln. Durch den Einsatz einer Software für die Mobiltelefone können auch Telefonkosten vom und ins Mobilfunknetz um fast ein Drittel gesenkt werden.
Der betriebswirtschaftliche Vergleich lohnte sich für das untersuchte Unternehmen. Trotz notwendiger Anschaffung einer neuen Telefonanlage, kann es die Telefonkosten bereits im ersten Jahr der Umstellung um 1.472 Euro senken.
Noch sehr viel deutlicher fielen jedoch die Einsparungen durch Prozessoptimierung aus. Computerunterstütztes Telefonieren ermöglicht zum Beispiel, eine Telefonnummer in einer Mail oder einem Word-Dokument direkt per Mausklick anzuwählen. Auch die Suche nach Kundendaten entfällt weitestgehend, weil das System beim Anruf direkt alle wichtigen Informationen anzeigt.
Die Studie erfasste die gesparten Zeiten in dem untersuchten Unternehmen und ermittelte eine mögliche Zeitersparnis von 6.172 Stunden und 17 Minuten. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 16 Euro ergäbe sich daraus eine Kostenersparnis von 97.670 Euro pro Jahr.
Gefunden bei: http://www.markus-arlt.de
